Una de las funcionalidades estrella de las plataformas de marketing automation es que permiten fácilmente trazar flujos de trabajo automatizados (también llamados por su nombre en inglés, “workflows”) y ponerlos en marcha. Esto trae incontables beneficios a las empresas en el ahorro de costes de marketing y en el aceleramiento de las ventas, entre otras ventajas. Comprender las ventajas de automatizar los flujos de comunicación es simple. Pero cuando nos enfrentamos a la tecnología y llega el momento de concebirlos, los pasos a seguir pueden no estar tan claros.
¿Por dónde empezar a diseñar tus workflows de marketing y ventas? ¿Y cuáles son los pasos que no deben faltar? Te lo detallamos en esta guía para crear workflows que realmente funcionen.
5 pasos para diseñar workflows de marketing automation
1) Conoce los elementos que componen un workflow
Si estás embebido en el mundo del marketing automation, seguramente ya tengas claro este concepto. Pero para quienes no han trabajado en profundidad en marketing digital, puede ser algo nuevo.
En este contexto, un workflow se define como una serie de acciones automatizadas sobre un contacto (lead, oportunidad o cliente) que se disparan dependiendo de su comportamiento o el perfil. Por lo tanto, el workflow incluye:
👉Una serie de pasos o acciones enlazadas: Pueden ser de la misma naturaleza o híbridas. Las más frecuentes son:
-Envío de mensajes personalizados por diversos canales
-Envío de contenidos de valor
– Aumento de puntaje en el sistema de lead scoring
– Notificaciones a un vendedor para que se comunique con el cliente
– Cambio de estado en el CRM
– Actualización de contacto
👉Condiciones de activación del siguiente paso: También llamadas “bifurcaciones”. Por ejemplo, si abre el correo 1, se le envía el correo 2; si no lo abre, se le vuelve a enviar con otro asunto)
👉Plazos de cumplimiento: Es el tiempo de espera entre que se cumple una condición de activación y se realiza la siguiente acción. Hay acciones que son inmediatas, pero en general las comunicaciones se van dosificando en el tiempo. Por ejemplo, si no abrió el correo, se le vuelve a enviar a los 3 días.
Convertia Tip: Estas acciones podrían hacerse de forma manual para alguien que esté iniciando un plan de marketing digital, aunque resultaría muy laborioso hacer un seguimiento de cada etapa del workflow en que se encuentra cada contacto y recordar enviarle el mensaje exacto después de que pasa el lapso estipulado.
Configurando workflows automatizados y reglas de activación, tenemos la certeza de que se enviarán los mensajes adecuados en el momento preciso. Además de que se pueden enviar cientos o miles de mensajes personalizados a la misma vez. Liberados de estas tareas, los marketers pueden enfocarse en medir indicadores y optimizar estrategias y contenidos para obtener resultados cada vez mejores.
2) Piensa en tu objetivo
Como en cualquier campaña de marketing, las características del workflow dependerán del objetivo a seguir. Por lo tanto, el primer paso es tener clara tu meta. Los objetivos más frecuentes al diseñar un workflow de marketing son:
–Nutrición de leads para convertirlos en oportunidades y después clientes
– Reactivación de leads sin actividad para que vuelvan a ser “trabajables”
–Onboarding para nuevos clientes
-Relacionamiento y farming para clientes existentes; acciones de upselling y cross-selling
Para cada tipo de objetivo diseñarás un workflow distinto, con acciones enlazadas que tengan que ver entre sí. Cuando tienes acciones demasiado aisladas o con una periodicidad ya estipulada, no te conviene utilizar un workflow, sino realizar envíos únicos. Por ejemplo, un envío promocional del catálogo mensual puede hacerse de forma masiva, no dentro de un workflow. Pero si ese catálogo está pensado como parte de la nutrición de clientes para reventa, y defines que quienes lo abran recibirán un próximo descuento, sí es conveniente englobar ambos envíos en un workflow.
3) Dibuja tus workflows antes de configurarlos
Antes de configurar un workflow de manera lineal en tu plataforma de marketing automation, es recomendable diseñarlo previamente, sea en papel o en una herramienta digital. De esta manera puedes tener una visualización completa de las acciones, disparadores y bifurcaciones de tu workflow. Si un paso no te convence, puedes borrarlo y volver hacia atrás fácilmente. Una vez que tengas el proceso completo y has revisado cada instancia, lo creas en la plataforma. De esta manera, lo configurarás mucho más rápido y evitarás errores.
4) El foco siempre en la experiencia del cliente
Cuando creas tu Buyer Persona y concibes un Customer Journey Map adaptado específicamente a ese perfil, es mucho más simple diseñar un workflow enfocado en la experiencia de tu cliente. ¿Qué canales usa y en qué momento? ¿Qué tipo de contenidos le interesan? ¿Cuál es el lenguaje con el que se expresa?
Al planificar cada paso, ponte en los zapatos del cliente y piensa realmente cómo va a interactuar con tu contenido. Facilita su experiencia; no incluyas pasos innecesarios. Existe la idea de que cuanto más complejo y lleno de bifurcaciones sea un workflow, más eficiente es, sin considerar en qué es lo más relevante para la persona a la que queremos llegar.
5) Sigue tus workflows de cerca
Una vez que se diseñó y creó el workflow, muchas veces se comete un error: abandonarlo a su suerte. Aunque las acciones estén automatizadas y tengas la certeza de que todo marcha a la perfección, es fundamental evaluar los resultados que se están obteniendo en cada etapa, para hacer los ajustes y optimizaciones necesarios.
Quizás hay una etapa donde la conversión sea demasiado baja; es ahí donde debes revisar si el contenido es el adecuado o si estás enviando tu mensaje en el horario y canal apropiados. O una etapa donde estés recibiendo resultados mayores a lo esperado: allí está la inspiración para implementar mejores prácticas.
La automatización de flujos de trabajo permite un ahorro enorme de tiempo y abre un sinfín de posibilidades de conexión con tus leads y clientes; pero el trabajo de análisis y estrategia de tu equipo de marketing y ventas sigue siendo fundamental para que la tecnología sea aprovechada al máximo.
En Convertia combinamos automatización con estrategia para que alcances los resultados deseados y obtengas más ventas a menor coste.