La atracción de los leads es una parte crucial en toda estrategia de marketing y ventas. Cada contacto interesado por el producto o servicio de una empresa es una oportunidad. Por eso, tan importante como atraer leads de calidad es qué se hace con ellos luego de que entran en contacto con la empresa.
Las claves de una distribución de leads eficiente
La gestión de leads o lead management involucra esa instancia en que el lead pasa a la órbita del contact center (en caso de que la empresa tenga esa estructura de atención, generalmente en productos de ciclo de venta corto) o de un ejecutivo de ventas (cuando los productos son más complejos e involucran un ciclo más extenso). En el pasaje de la etapa de atracción a la etapa de gestión, una vez que se ha dado la conversión, hay un punto clave para maximizar las posibilidades de cierre: la distribución de leads.
Para que la distribución de los leads ayude a convertir más leads en oportunidades de venta y posteriormente en clientes, hay tres puntos fundamentales:
1) La velocidad con la que se hace llegar el lead al vendedor
En Convertia hemos comprobado que si llamas al lead dentro de los primeros 30 segundos después de que deja sus datos, la probabilidad de cierre se incrementa significativamente. La curva de enfriamiento de los leads se pronuncia cuanto más tiempo se tarda en atender a un lead que se ha contactado con nosotros.
2) ¿Cómo hacer que la distribución sea inmediata?
Para que los leads pasen de forma inmediata a la órbita de ventas, es fundamental que los procesos estén automatizados y que exista una integración entre marketing y ventas. Es casi imposible dar atención al instante a todos los leads de forma manual, sin correr el riesgo de que se enfríen los leads y pierdan interés, o incluso que algunos queden sin atención por no haberlos detectado.
3) Las reglas de distribución
¿Con qué criterio se distribuyen los leads a los vendedores? Esto se configura de acuerdo a las variables que defina cada empresa, según la estructuración de sus equipos de ventas. Es posible distribuir los leads que van llegando a los responsables de ventas según el país, el producto o incluso la campaña, para asegurar que cada lead recibirá una atención de acuerdo a su perfil.
En el caso de los contact centers, se usa mucho la distribución circular, que asegura que todos los agentes tengan una carga equilibrada de leads y que no queden leads sin atención. Pero también, si la empresa lo entiende más eficiente, puede generarse un “pool” de leads, de los cuales los agentes van tomando para hacer seguimiento.
Automatizando la distribución de leads
Cualquiera sea el criterio de distribución, es fundamental que el pasaje sea inmediato y automatizado (es decir, que por ejemplo los vendedores no tengan que estar a cada rato revisando que llegó un nuevo lead). Y también que se apliquen estrategias para poder calificar a los leads con más posibilidades de cierre y darles prioridad.
Esto se logra mediante tres tácticas muy productivas para la distribución de leads:
1) Notificaciones automáticas:
Cada vez que llega un nuevo lead, o un lead avanza de etapa en el pipeline de ventas, le llega una notificación al vendedor para que pueda contactarse en el momento. En el caso de los contact centers dedicados a ventas de ciclo corto, muchas veces se transmite directamente el lead nuevo al agente de televentas (por ejemplo, si completa un formulario dejando su teléfono, esto se conecta directamente a la llamada por parte del operador).
En los procesos más extensos, de acuerdo a los criterios de distribución, los ejecutivos de ventas pueden recibir notificaciones en el momento en que el lead esté preparado para recibir una llamada, por ejemplo.
2) Workflows:
Para que lo anterior funcione, es importante establecer workflows o flujos de trabajo donde se automatizan las distintas etapas de contacto con los leads o las acciones que se ejercen sobre ellos a lo largo del ciclo de venta. Puede suceder por ejemplo que el lead ingrese a un flujo de nutrición hasta que pueda considerarse SQL (Sales Qualified Lead) para el equipo de Ventas, y recién entonces se distribuye el lead a un vendedor para que entable el contacto comercial.
3) Lead Scoring:
Una de las formas más eficaces de determinar cuándo un lead está preparado para pasar a la siguiente etapa del ciclo de ventas, es mediante el sistema de Lead Scoring. De acuerdo a las interacciones con la marca, el nivel de interés o incluso el perfil del prospecto, se le van asignando puntos (o restando) de forma automática hasta que llegue al puntaje necesario para el contacto comercial (o, al contrario, ingresar a otro tipo de workflow en caso de que no esté suficientemente maduro).
Estas estrategias para la distribución inteligente de leads serían imposibles sin una tecnología omnicanal que conecte las acciones de marketing digital con el CRM o el contact center. Porque además, de esta forma es posible hacer un seguimiento de cada uno de los leads, guardando toda la información de ese contacto para efectuar acciones personalizadas, que apunten a lo que realmente necesita y le aseguren una óptima experiencia.
¡Imagínate estos procesos en acción! Descubre cómo la tecnología de Convertia puede ayudarte a aprovechar cada oportunidad de venta, de forma más rentable y eficiente.