Muchos marketers y agentes de ventas están habituados al teletrabajo o al menos han tenido experiencia como trabajadores freelance. Sin embargo, la situación de confinamiento que está imponiendo el Covid-19 en todo el mundo es algo nuevo para muchos trabajadores de la industria del marketing, ventas y contact center, que por primera vez se llevan el ordenador para trabajar desde casa.
La gran ventaja es que, aunque nada sustituya el intercambio cara a cara, hoy la tecnología permite dar continuidad al trabajo sin necesidad de compartir el mismo espacio físico. Para suplantar la falta de diálogo presencial, hay que aprovechar al máximo los canales de comunicación y las herramientas de gestión de proyectos. Pero hay un obstáculo: cómo convertir el hogar en un espacio apropiado para trabajar productivamente, teniendo en cuenta que en esta situación de cuarentena, los trabajadores están compartiendo su jornada con su familia.
Recomendaciones para trabajar desde casa de forma productiva
1) Tener en cuenta la conexión a Internet
Una de las principales inquietudes acerca del trabajo desde casa gira en torno a la conexión doméstica a Internet. ¿Será suficiente el ancho de banda? ¿Se podrá trabajar desde casa como se hacía desde la oficina? Para los operadores de contact center, esta inquietud es aún mayor, porque necesitan una conexión que asegure la calidad de las llamadas y el acceso a la plataforma de contacto.
Hoy existe la tecnología para que se pueda trabajar perfectamente con una solución de contact center y con herramientas de marketing automation contando con una conexión a Internet básica. La empresa es la que debe resolver las condiciones técnicas para que el trabajador pueda desarrollar sus tareas con normalidad, sobre todo en casos en que el ordenador doméstico no tiene las características adecuadas. Muchas empresas están optando por contratar escritorios virtuales para resolver este problema, requiriendo un mínimo de ancho de banda para poder emplearse con normalidad.
Una vez solucionadas las condiciones tecnológicas, para garantizar que la conexión a Internet funcione a un nivel óptimo, el teletrabajdor debe seguir estas recomendaciones:
- Utilizar conexión por cable, no por WiFi
- Acordar con la familia los horarios de uso de Internet para no sobrecargar la red. En lo posible, la visualización de películas online debería hacerse en un horario en que el teleoperador no esté trabajando.
- Notificar a la empresa por cualquier problema de conexión para tener el soporte necesario.
2) Equilibrio entre el teletrabajo y la vida familiar
Para poder mantener una rutina de teletrabajo ordenada, respetando los horarios laborales y en un espacio sin interrupciones, es fundamental que existan acuerdos familiares. Todos los los habitantes de la casa deben cooperar para que funcione la dinámica del teletrabajo. Sobre todo para teleoperadores, que necesitan un entorno silencioso para hablar con los clientes.
Algunos consejos para lograr un buen balance entre el teletrabajo y el hogar:
- Distribuir las tareas de la casa y el cuidado de los niños según horarios. Seguir, en lo posible, una rutina familiar de actividades que sea compatible con las necesidades del teletrabajo.
- Tener buena comunicación con la empresa y transmitir las necesidades de horarios particulares según la situación familiar en cuarentena. Si se necesita un cambio de horario o cierta flexibilidad, hay que plantearlo a supervisores o líderes de equipo para que lo tengan en cuenta.
- Apoyarse en sistemas de Workforce Management para ordenar la rutina diaria y establecer horarios funcionales a la casa y a la empresa.
3) No descontrolar la rutina
Tener horarios flexibles es ventajoso para un buen balance entre lo doméstico y lo laboral. Pero es muy importante mantener, lo máximo que se pueda, la rutina que se tenía antes de la situación de confinamiento. Al trabajar en casa, estamos más propensos a levantarnos más tarde porque nos quedamos hasta la madrugada despiertos. No se siente el mismo cansancio que cuando se realizan todas las actividades fuera de casa.
Pero descontrolar esa rutina y no respetar los ciclos de sueño y de alimentación puede llevar a una baja importante de la productividad y una sensación de desgano. Los especialistas recomiendan mantener los llamados ciclos circadianos del organismo (es decir, levantarse a la misma hora siempre, descansar un promedio de 8 horas, comer en los mismos horarios) no solo para trabajar mejor sino para mantener las defensas fuertes.
Otras tácticas que sirven para no perder el foco en el trabajo:
- Vístete como para salir a trabajar.
- Respeta los mismos hábitos de tu rutina laboral.
- Procura tener el celular y la televisión lejos, para no distraerte.
- En lo posible, busca un espacio alejado del resto de la casa para trabajar (o acordar con tu familia que dejen cierto espacio libre para que puedas instalarte durante las horas de jornada).
- Haz pausas para respirar profundo y relajarte, estirar el cuerpo.
- Aprende a desconectarte. Que trabajes en casa no significa que debes estar todo el día en línea.
4) Más comunicación que nunca con el equipo
Para mantener una buena dinámica de equipo y que no decaiga la productividad, la comunicación es fundamental. Apela al diálogo con tus colegas y supervisores ante cualquier duda que tengas. Para resolver un asunto, apóyate en las llamadas y sobre todo videollamadas. A veces llevan un poco más de tiempo, pero la conversación es muy efectiva para generar la cercanía que nos falta, esa proximidad tan importante para el compromiso de todos.
5) Aprovechar al máximo la tecnología
También es importante ser colaborativo en el uso de las herramientas de gestión a distancia. Es el momento en que entran en juego, más que nunca, todas las soluciones tecnológicas que sustituyen la presencia en la empresa. Sobre todo en el caso de la supervisión y las reuniones.
Si trabajas en marketing, apóyate en la tecnología de automatización para tener un control sobre los procesos de generación y nutrición de leads. Si estás en el área de ventas, aprovecha las funcionalidades de las tecnologías omnicanales de contact center. La escucha silenciosa por parte de los supervisores son una vía para dar asistencia que puede ser muy útil al atender casos difíciles.
Plataformas de gestión de tareas, trabajos colaborativos sobre archivos y tracking de horas también pueden ayudarte a tener una jornada más productiva y trabajando en equipo.
6) Transparencia con los clientes
Para marketers, diseñadores y el equipo de una agencia en general, la nueva dinámica de teletrabajo sin dudas reformula el vínculo con los clientes. Aquí es clave transmitir a los clientes la tranquilidad de que se mantendrá el trabajo en pos de los objetivos planteados, obviamente revisando los planes en este nuevo panorama. Es momento de estar incluso más cerca de ellos, de establecer contactos más frecuentes, ser más dinámicos con los reportes, establecer reuniones más frecuentes mediante videollamada.
Por otro lado, en el caso de agentes que contactan con el cliente final, también es importante mantener esa transparencia, sea para ventas o para atención al cliente. Ya hablamos de lo importante que es tener un espacio sin interrupciones para las interacciones por teléfono. Pero en el caso de que las condiciones no sean en un 100% las deseadas, también es una buena idea ser honestos con el cliente y explicarles que estamos trabajando desde casa, que quizás la calidad del audio no será la mejor o que se demorará un poco más en acceder a la información que le piden. Apelar a la comprensión evitará frustraciones y generará un vínculo más humano con los clientes.